En este artículo, te daré los mejores consejos de administración del tiempo. Te aseguró que si los aplicas vas a dar un salto gigante de productividad en tu vida.
Es un hecho que todos contamos con las mismas 24 horas. El principio para lograr multiplicar tu tiempo se basa en el manejo eficaz del Enfoque. Si lográs manejar tu tiempo eficientemente, conseguirás prestar atención a todas las áreas de tu vida. ¡No descuides tu salud y tu familia en tu camino a la excelencia!
Como ya sabrán, y si no lo saben revisen los demás artículos de mi blog, la Multiplicación del Tiempo es la tercera M de mi método 4M para alcanzar la Productividad Exponencial.
Sin más preámbulos, vamos directo a las tres claves de gestión del tiempo:
1. Definición de Metas:
Hay que dejar claro desde el principio que si no tienes un norte establecido, es imposible conducir tus horas de manera productiva.
Ahora, por definición, una distracción es algo que te aleja de lo que quieres en tu vida. De este modo, si quieres evitarlas el primer paso es DEFINIR TUS OBJETIVOS EN LA VIDA.
Siempre deberías tener tres grandes metas para cumplirlas a mediano plazo. Dependiendo de tu actividad, pueden extenderse durante el año, el semestre o el trimestre. También te recomiendo que no sean todas de carácter profesional. Pon dos metas en tu vida laboral y deja al menos una para tu parte personal o espiritual.
¿Por qué? Esto ya que somos una unidad, no máquinas de trabajo.
De nada sirve ser un empresario exitoso si no prestas atención a tu bienestar. Establelce metas integrales que incluyan todos los aspectos de tu vida y conviértete en un ser realmente integral.
Luego, deberás, ya sea todos los domingos de noche o los lunes a primera hora, hacer un listado de las cosas por hacer durante la semana.
Crea cuatro columnas en una hoja de papel: las primeras tres representan cada gran meta, mientras que la cuarta la nombrarás “pérdida de tiempo”.
Una vez hecho esto, debajo de cada columna vas a colocar las actividades de la semana que te van a llevar a esos objetivos específicos. También debes hacer una lista de todos tus pendientes e ir ubicándolos en cada columna.
Todo lo que no te acerque a una de tus metas lo va en la columna pérdida de tiempo.
Debes asegurarte que el 80% de tus actividades de la semana te acerquen aunque sea a uno de tus tres objetivos.
Una de las razones por las que sentimos que no avanzamos es que no somos disciplinados para identificar e ir subiendo los peldaños para llegar a donde queremos. Gracias a este ejercicio verás visualmente representado a cuál de tus metas no le estás prestando suficiente atención, de modo que podrás agregar más tareas que te acerquen a esta.
Otra cosa que tal vez veas es que la columna pérdida de tiempo está llena de actividades. Aquí debes ser implacable en DELEGAR todo lo que puedas de esa lista, o simplemente NO HACER esas actividades.
Por supuesto que hay cosas allí que obligatoriamente debes hacer, por ejemplo ir a renovar tu licencia de conducir. Sin embargo, este tipo de actividades no pueden abarcar más del 20% de tu tiempo semanal, además, deben interferir lo menos posible con tu jornada laboral.
Una vez tienes el listado depurado y claro, te diriges a tu agenda o calendario para establecer un día y hora para cada tarea.
Mi lema es: “lo que no está en mi agenda, no existe.”
¿Qué opinas de esta primera clave? ¡Por favor déjame aquí abajo tu comentario!
2. Apalancamiento:
¿Qué significa esto? Pues no es nada más que apoyarse en “otros” para reducir la cantidad de actividades en tu calendario.
Algunos de esos “otros” en los que te puedes apoyar son otras personas, la tecnología y procedimientos o sistemas.
Así, como te decía en el punto anterior, delega todas las actividades que no te llevan a tus metas a otras personas, de este modo estarás usando de manera efectiva el tiempo de otros.
Segundo, encuentra herramientas tecnológicas que hagan más efectivo tu trabajo. Por ejemplo, si te dedicas a las ventas un CRM te puede ayudar a automatizar correos de seguimiento o registrar automáticamente interacciones con tus clientes.
Tercero, crea procedimientos y sistemas para mejorar actividades rutinarias de tu trabajo. Una buena idea es instaurar o motivar una política de compañía que diga que las reuniones internas no pueden durar más de 15 minutos.
También puedes revisar la estructura de tus actividades diarias para encontrar en dónde estás duplicando el trabajo e idear un procedimiento para unificar dos o tres tareas similares en una.
3. SAC:
La tercera clave y última clave para la administración de tu tiempo son las SESIONES DE ALTA CONCENTRACIÓN.
En esta ocasión explicaré esta herramienta brevemente, aún así, si deseas entenderlas a cabalidad te recomiendo mi video dedicado a las SAC.
Ahora, todos los días de tu vida, deberías tener al menos una sesión de 90 minutos. En esta, deberás aislarte totalmente.
Apaga tu celular, no contestes llamadas, cierra tu correo eléctronico y las apps de mensajería instantánea en tu computador. Una vez hecho esto, te tomas esos 90 minutos de absoluta concentración para hacer tu trabajo vital.
¿Cuál es ese trabajo vital? Al revisar las tareas que colocaste en las tres columnas de tus grandes metas, seleccionas las que más valor aportan a la consecución de las mismas. Aquellas son las que debes reservar para las SAC.
Te aseguró que, si las empleas efectivamente, vas a sentir que desdoblas el tiempo y en 90 minutos harás el trabajo de un día entero.
Aunque el nombre sí es una invención mía, la técnica no lo es. Esta está basada en la neurociencia, además está respaldada por estudios recientes de la Universidad de Standford.
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¡Y recuerda que puedes desatar tu grandeza! ¡No te conformes!
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